Circolare n. 24/15 – contenente disposizioni inerenti al versamento dei contributi e delle altre somme dovuti dai cambiavalute

Organismo per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi
Circolare n. 24/15 contenente disposizioni inerenti alle modalità di trasmissione delle informazioni all’OAM nonché ai contributi e alle altre somme dovuti da parte dei soggetti esercenti l’attività di cambiavalute ai sensi dell’art. 17-bis, del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141.

Approvata dal Comitato di Gestione in data 28 luglio 2015
L’OAM – Organismo per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi

Visto il D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141, recante “Attuazione della direttiva 2008/48/CE relativa ai contratti di credito ai consumatori, nonché modifiche del titolo VI del testo unico bancario (decreto legislativo n. 385 del 1993) in merito alla disciplina dei soggetti operanti nel settore finanziario, degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi”;
visto, in particolare, l’art. 17-bis, del D.Lgs. n. 141/2010 ai sensi del quale l’esercizio professionale nei confronti del pubblico dell’attività di cambiavalute, anche su base
stagionale, consistente nella negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta, è riservato ai soggetti iscritti in un apposito registro tenuto dall’Organismo previsto dall’articolo
128-undecies del D.Lgs. 1° settembre 1993, n. 385;
visto, altresì, il comma 3 del medesimo art. 17-bis, del D.Lgs. n. 141/2010 ai sensi del quale “i soggetti iscritti nel registro di cui al comma 1 sono tenuti a trasmettere all’Organismo per via telematica le negoziazioni effettuate. I dati registrati sono conservati per dieci anni.”;
visto l’art. 20, comma 1-ter, del D.Lgs. n. 141/2010, il quale prevede che l’Organismo “determina e riscuote i contributi e le altre somme dovute dai soggetti indicati nell’articolo 17-bis, comma 1”;
visto il Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 2 aprile 2015 recante “Individuazione delle specifiche tecniche del sistema di conservazione informatica delle negoziazioni effettuate dagli esercenti l’attività di cambiavalute”;
visto, in particolare, l’art. 4, comma 1, del Decreto 2 aprile 2015 secondo il quale i cambiavalute adempiono all’obbligo di trasmissione di cui alle medesime disposizioni avvalendosi di un apposito servizio telematico, presente nella area privata dedicata del portale dell’Organismo, secondo le modalità stabilite dallo stesso, previo parere del Garante per la protezione dei dati personali;
visto il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante “Codice in materia di protezione dei dati personali”;
visto il Regolamento integrativo “concernente la procedura sanzionatoria per le violazioni accertate dall’Organismo nell’esercizio dei propri compiti di controllo e la procedura di cancellazione ai sensi dell’art. 128-duodecies, comma 3, del D.Lgs 1° settembre 1993, n.385”;
visti l’art. 36, comma 2, del Regolamento Interno;
acquisito il parere del Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 4, comma 1, del Decreto 2 aprile 2015, espresso nella seduta del 18 giugno 2015, in relazione alle modalità di trasmissione dei dati all’Organismo da parte dei cambiavalute; approva la seguente

CIRCOLARE
Art. 1.

1. Ai fini della presente Circolare si intendono per:
a) “TUB”: il D.Lgs. 1 settembre 1993, n. 385, e successive modifiche;
b) “Decreto 141”: D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141, e successive modifiche;
c) “Decreto 196”: il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, e successive modifiche;
d) “Decreto”: il Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 2 aprile 2015;
e) “Organismo”: l’Organismo competente per la gestione degli elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi previsto dall’art. 128-undecies del TUB;
f) “cambiavalute”: coloro che esercitano professionalmente nei confronti del pubblico,
anche su base stagionale, la negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta;
g) “registro dei cambiavalute”: il registro tenuto dall’Organismo ove sono iscritti i
cambiavalute.
h) “sportelli operativi”: si intendono i singoli vani, spazi o punti operativi nei quali viene
svolta direttamente con il pubblico, in tutto o in parte, l’attività di cambiavalute
consistente nella negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta, anche su base
stagionale.
2. Trovano applicazione le disposizioni contenute nel Decreto.

Art. 2

1. L’esercizio professionale nei confronti del pubblico dell’attività di cambiavalute, anche su base stagionale, consistente nella negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta, è riservato ai soggetti iscritti nell’apposito registro tenuto dall’Organismo.
2. Ai fini della prima applicazione dell’art. 17-bis del Decreto 141, i cambiavalute operanti nel territorio della Repubblica alla data del 29 luglio 2015 provvedono a chiedere l’iscrizione
nel registro entro il 29 ottobre 2015.

Art. 3

1. I cambiavalute trasmettono all’Organismo le operazioni effettuate consistenti nelle negoziazioni a pronti di mezzi di pagamento in valuta, e in particolare:
a) i dati identificativi del cliente;
b) i dati relativi all’operazione.
2. Il dettaglio, in formato digitale, delle operazioni di cui al comma 1, si compone di una sequenza di record, ciascuno relativo alle informazioni inerenti alla singola transazione.
I dati soggetti all’obbligo di trasmissione sono riportati nella tabella prevista all’art. 6, comma 2, del Decreto.

Art. 4

1. I dati relativi alle operazioni effettuate di cui all’art. 3 vengono trasmessi con cadenza mensile, entro il giorno 15 del mese successivo rispetto a quello cui le operazioni si
riferiscono.
2. Ai soli fini della prima applicazione delle presenti disposizioni, la trasmissione dei dati relativi alle operazioni effettuate nel mese, o nella frazione dello stesso, in cui i cambiavalute hanno ottenuto l’iscrizione nel registro verrà effettuata entro il giorno 15 del mese successivo.

Art. 5

1. I cambiavalute trasmettono i dati relativi alle operazioni effettuate avvalendosi di un apposito servizio telematico, presente nell’Area Privata dedicata del portale dell’Organismo – www.organismo-am.it -, secondo le modalità indicate nell’Allegato Tecnico alla presente Circolare.
Per quanto non espressamente disciplinato dalle presenti disposizioni, si rinvia al Manuale Utente, disponibile sul portale dell’Organismo.
2. I dati trasmessi dai Cambiavalute sono conservati nel Sistema Informatico dell’Organismo, per un periodo di dieci anni, dotato di idonei servizi di salvataggio e di disaster recovery,
atti a garantire la continuità operativa e prevenire qualsiasi perdita degli stessi.
3. L’Organismo assicura il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali di cui Decreto 196 e adotta adeguate misure ai sensi dell’art. 31 del medesimo decreto
legislativo.
4. Si fa salva la facoltà per l’Organismo di individuare, sulla base di specifiche esigenze, requisiti tecnologici diversi rispetto a quelli previsti dall’allegato di cui al precedente
comma 1, purché ne venga assicurato il medesimo standard di sicurezza ai fini di legge.
Nell’ipotesi di cui al periodo che precede, l’Organismo provvede a darne evidenza mediante apposita modifica della presente Circolare, previa approvazione da parte del Garante per la protezione dei dati personali.

Art. 6

1. Ai fini di cui all’art. 2, i soggetti richiedenti l’iscrizione nel registro dei cambiavalute sono tenuti al versamento di:
a) un contributo relativo al costo per la gestione della istruttoria della procedura di iscrizione;
b) un contributo fisso per far fronte agli oneri di messa in opera e sviluppo del sistema;
c) un contributo annuale da determinare in considerazione delle dimensioni dei cambiavalute, distinto in due diversi importi.
2. Il contributo previsto dal comma 1, lett. a), è indicato nella Tabella “A” allegata alla presente Circolare.
3. I contributi fisso e annuale relativo all’anno 2016 previsti dal comma 1, lett. a) e b), vengono determinati con successivo provvedimento.

Art. 7

1. I soggetti che presentano l’istanza di iscrizione nel registro dei cambiavalute effettuano il versamento del contributo di cui all’art. 6, comma 1, lett. a), al momento della
presentazione dell’istanza di iscrizione nel registro.
2. Il richiedente deve produrre, secondo le modalità previste dal sistema telematico di iscrizione gestito mediante il sito dell’Organismo, la copia del documento attestante il versamento del contributo, con l’indicazione della banca emittente e del TRN (Transaction Reference Number).
3. L’Organismo disciplina con apposito provvedimento i termini e le modalità di versamento di contributi previsti dall’art. 6, comma 1, lett. b) e c).
4. Il versamento del contributo dovuto ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a), deve essere effettuato sul conto corrente intestato a OAM ASSOCIAZIONE – IBAN: IT43N0200805154000103658345.
5. In caso di rigetto dell’istanza di iscrizione ovvero di cancellazione dal registro dei cambiavalute – anche su istanza di parte -, il contributo versato non viene rimborsato dall’Organismo.

Art. 8

1. La presente Circolare è pubblicata nella parte del sito web dell’Organismo accessibile al pubblico ed entra in vigore a decorrere dalla sua pubblicazione.

ALLEGATO “TECNICO”
SOMMARIO
SOMMARIO
1. SERVIZIO TELEMATICO
1.1. Registrazione
1.2. Accesso all’Area Privata
1.3. Servizi in Area Privata
1.3.1. Servizio di iscrizione
1.3.2. Servizio di Variazione
1.3.3. Servizio di Cancellazione
1.3.4. Servizio di Trasmissione Dati Negoziazioni
2. TRASMISSIONE DEI DATI
2.1. Supporto informatico
2.1.1. Tipo record “A” (obbligatorio)
2.1.2. Tipo record “B”
2.1.3. Tipo record “Z” (obbligatorio)
2.2. Modalità di Trasmissione
3. CONSERVAZIONE DEI DATI

1. IL SERVIZIO TELEMATICO
Nel presente allegato è descritta la procedura di gestione informatica dei soggetti Cambiavalute da parte dell’Organismo.
Per tutto quanto non espressamente disciplinato, si rinvia al Manuale Utente di cui all’art. 5, comma 1, della Circolare, di cui il presente allegato costituisce parte integrante.
1.1. Registrazione
L’accesso al servizio telematico, è riservato agli utenti registrati. La Registrazione avviene tramite un servizio disponibile sul portale web, gestito dall’Organismo (www.organismo-am.it).
L’Utente, dovrà:
o preventivamente dotarsi di:
o un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC);
o firma digitale;
o compilare il form di registrazione.
In modo asincrono, saranno verificati l’esistenza e la validità dell’indirizzo PEC indicato.
In caso di esito positivo, sarà inviata una comunicazione, via PEC, contenente il link ad una pagina web dove è possibile procedere al completamento della Registrazione.
Diversamente, la Registrazione non potrà aver luogo.
1.2. Accesso all’Area Privata
Completata positivamente la fase di Registrazione, l’utente può accedere ai servizi disponibili nell’Area Privata, specificando, nel modulo di autenticazione, la propria username, coincidente con il codice fiscale/partita iva, e la password che l’utente ha inserito al completamento della Registrazione (1).

(1) Con l’autenticazione, sarà stabilito un canale di comunicazione regolato dal protocollo di crittografia asimmetrica, HTTPS, garantito da un certificato SSL a 256 bit, per la riservatezza dei dati trasmessi.

La password è composta da almeno otto caratteri alfanumerici e non contiene riferimenti agevolmente riconducibili all’incaricato. Essa deve essere modificata periodicamente, con cadenza almeno semestrale.
1.3. Servizi in Area Privata
Dall’Area Privata, i cambiavalute potranno accedere ai Servizi di seguito indicati.
1.3.1. Servizio di Iscrizione
Inizialmente, l’utente che intende iscriversi nel registro degli esercenti l’attività di cambiavalute vedrà attivarsi il solo Servizio di Iscrizione che mette a disposizione la gestione di un modulo elettronico, diverso tra persone fisiche e giuridiche.
Dopo essere stato compilato correttamente dall’utente, il modulo è convertito dal sistema, in formato PDF, per essere firmato digitalmente prima dell’inoltro all’OAM.
In questa fase, l’utente avrà la possibilità di allegare i documenti che si renderanno necessari.
L’inoltro del modulo di iscrizione avvia la specifica procedura da parte dell’Organismo per la successiva iscrizione nel registro dei cambiavalute.
1.3.2. Servizio di Variazione
Ad iscrizione avvenuta, è disponibile il Servizio di Variazione per comunicare eventuali cambiamenti intervenuti nei dati comunicati in sede di iscrizione.
Il Servizio di Variazione mette a disposizione un modulo elettronico la cui gestione è analoga a quella descritta per il Servizio di Iscrizione ivi compresa la possibilità di allegare i documenti che si renderanno necessari.
L’inoltro del modulo di variazione avvia la specifica procedura da parte dell’Organismo per aggiornare i dati comunicati.

1.3.3. Servizio di Cancellazione
Ai sensi del Regolamento Interno OAM, l’utente ha la possibilità di richiedere la cancellazione su istanza di parte dal registro dei cambiavalute.
A tal fine, il Servizio mette a disposizione un modulo elettronico, la cui gestione è analoga a quella descritta per il Servizio di Iscrizione.
L’inoltro del modulo di cancellazione avvia la specifica procedura da parte dell’Organismo.
1.3.4. Servizio di Trasmissione Dati Negoziazioni
Il Servizio per l’invio dei dati all’Organismo è a cura del soggetto Cambiavalute iscritto nel registro, per tutte le negoziazioni effettuate presso i propri Sportelli Operativi.
Il Servizio si articola in due funzioni:
 invio dei dati,
 cruscotto delle trasmissioni.
1.3.4.1. Invio e controllo dei dati
Entro il 15 di ogni mese, ciascun Cambiavalute dovrà trasmettere il file dei dati autonomamente predisposto e firmato digitalmente, contenente il lotto delle negoziazioni in valuta riferite al mese precedente a quello di trasmissione (la descrizione del formato è riportata nel paragrafo successivo).
La funzione prevede la
 la selezione;
 il caricamento;
 la trasmissione;
del file interessato.
In modalità asincrona, dopo aver ricevuto i dati, questi saranno sottoposti ad un automatismo di controllo:
 TRASMISSIONE CORRETTA
La trasmissione dei dati è ritenuta valida ed è
 visibile con la funzione di Cruscotto;
 notificata via PEC;
 tracciata, conservando il file di esito.
 TRASMISSIONE ERRATA
In questo caso, la trasmissione dei dati non è ritenuta valida.
Per il file trasmesso:
 è reso visibile il dettaglio delle anomalie formali (tipologia errore e localizzazione nel flusso), accedendo alla funzione di Cruscotto;
 è inviata la PEC di notifica della mancata trasmissione;
 è tenuta traccia del tentativo di trasmissione, conservando il file di esito;
 si provvede alla sua cancellazione.
L’Utente dovrà correggere il file in modalità offline per sottometterlo nuovamente mediante la procedura sopra descritta.
1.3.4.2. Cruscotto delle trasmissioni
La funzione consente di consultare l’elenco e le informazioni delle trasmissioni sottomesse.
2. TRASMISSIONE DEI DATI
2.1. Supporto informatico
La composizione del file delle negoziazioni in valuta a carico del soggetto esercente l’attività di cambiavalute andrà composto secondo le specifiche di dettaglio contenute nel Manuale Utente disponibile nella sezione del portale dedicata.
Il file, firmato digitalmente, è composto da un insieme di record, ognuno di lunghezza prefissata ed appartenente ad una differente tipologia come sotto specificato.

2.1.1. Tipo record “A” (obbligatorio)
Il tipo record costituisce la “testata” della trasmissione, contenendone i dati identificativi (dati identificativi del soggetto obbligato, tipologia di comunicazione, periodo di riferimento dei dati (mese/anno), caratteri di controllo, altri).
Questo record, insieme al record di tipo Z, rende la trasmissione auto – consistente, ovvero ogni trasmissione archiviata sarà univocamente riferibile ad un soggetto obbligato/periodo di riferimento. Ogni trasmissione avrà un unico record di tipo A.
2.1.2. Tipo record “B”
Il record di tipo B contiene i dati delle singole negoziazioni effettuate, nel periodo, dal Cambiavalute indistintamente nei propri Sportelli Operativi.
Ciascun record rappresenta i dati di ogni singola negoziazione in valuta segnalata, con i dati di chi effettua la transazione. La sintesi dei dati richiesti sono riportati nell’“Allegato Tabella A”.
Tale tipo di record non è obbligatorio, per consentire segnalazioni “vuote” (soli record A e Z), a mero titolo esemplificativo, ai Cambiavalute che esercitano l’attività su base stagionale.
2.1.3. Tipo record “Z” (obbligatorio)
Il record di tipo Z costituisce il “record di coda” della trasmissione identificata dal record di tipo A.
Contiene i contatori riepilogativi riguardanti la trasmissione, necessari alla verifica della trasmissione stessa.
2.2. Modalità di Trasmissione
La trasmissione del file avviene mediante protocollo di crittografia asimmetrica HTTPS, garantito da un certificato SSL a 256 bit, che, creando un canale di comunicazione criptato,
garantisce la riservatezza dei dati trasmessi.

Il file dei dati, come anticipato, deve essere firmato digitalmente perché sia possibile risalire all’identità del firmatario e riconoscere se è stato o meno modificato dopo l’apposizione della firma.
Attraverso quest’ultima, infatti, il file viene “incapsulato” in una “busta crittografica” e il risultato è un nuovo file in formato “.p7m”.
I record presenti all’interno del file saranno estratti dalla busta “.p7m” ed inseriti automaticamente in un’apposita area applicativa di elaborazione temporanea al fine di eseguirne i relativi controlli formali quali, in particolare, il riscontro della conformità rispetto al formato atteso e ai tipi dei dati descritti nella Tabella 1.

Solo se il file risultasse conforme alle specifiche, il documento trasmesso (firmato digitalmente) sarà archiviato (conservazione sostitutiva).
3. CONSERVAZIONE DEI DATI
L’Organismo conserva, in maniera sostitutiva, i dati trasmessi per un periodo di 10 anni.
L’utilizzo di un sistema di conservazione sostitutiva a norma, configurato per gestire la conservazione dei documenti sulle specifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale, assicurerà la predisposizione di idonei sistemi di salvataggio dei dati e di disaster recovery.
In particolare il sistema:
 consente di cifrare i documenti oggetto di archiviazione;
 rende possibile la visualizzare dei dati (pacchetti conservativi) ai soli incaricati abilitati, previo superamento di una procedura di autentificazione informatica;
 predispone il supporto ottico previsto dalla normativa;
 implementa in modalità controllata, meccanismi di ridondanza dei dati.

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