L’articolo 22, comma 1, lett. c-bis del Regolamento IVASS n. 40/2018 – così modificato dal Provvedimento IVASS n. 97/2020 e dal Provvedimento IVASS n. 128/2023 – prevede che, ai fini dell’iscrizione nella Sezione E) del Registro, è, tra l’altro, necessario il possesso di “un titolo di studio non inferiore al diploma di istruzione secondaria superiore o di un titolo di studio estero corrispondente”.

Sì, l’obbligo di conservazione della documentazione può essere assolto dai distributori mediante la conservazione di tali documenti presso soggetti terzi, purché le procedure di archiviazione e conservazione da parte di costoro soddisfino i requisiti di cui all’art. 67, comma 5 (ordinata tenuta e gestione della documentazione) del Regolamento IVASS n. 40/2018, anche al fine di consentire la piena accessibilità e la pronta disponibilità della documentazione in caso di richiesta dell’IVASS. Non è prevista dalla normativa l’invio di apposita comunicazione all’IVASS circa la scelta della suddetta modalità di conservazione.

Ai sensi dell’art. 37 del D.L. 76/2020 (“Decreto Semplificazioni”), convertito con modificazioni dalla Legge 120/2020, il possesso di un domicilio digitale funzionante è richiesto obbligatoriamente per lo svolgimento di qualsiasi attività di impresa e per l’iscrizione nel relativo Registro. Pertanto, la norma si applica soltanto ai collaboratori iscritti nella Sezione “E” del RUI, che operino in veste di imprenditori individuali o collettivi. Resta ferma la possibilità per IVASS di procedere alla notifica dell’atto di contestazione via PEC in tutti i casi in cui l’indirizzo PEC risulti da registri pubblici ufficiali, indipendentemente dalla circostanza che l’interessato sia iscritto al Registro delle imprese.

Per “collaborazione alla gestione o all’esecuzione, segnatamente in caso di sinistri, dei contratti stipulati” si intende l’attività di assistenza offerta dall’intermediario all’assicurato che, avendo subito un sinistro, si deve poi rivolgere alla propria compagnia di assicurazione per chiedere il pagamento delle somme dovute.
Il collaboratore esterno che abbia il compito di curare l’assistenza e la gestione di pratiche di sinistro per conto dell’agente, pertanto, svolge attività di distribuzione ai sensi dell’articolo 106 del Codice delle assicurazioni e perciò deve essere iscritto nella sezione E del registro. Non configura invece attività di distribuzione assicurativa la gestione di sinistri per un’impresa di assicurazione o riassicurazione su base professionale o le attività di liquidazione sinistri e di consulenza in materia di sinistri (Art. 107, comma 3, lett. b) del Codice delle assicurazioni).

Alla luce della definizione di attività di distribuzione assicurativa di cui all’articolo 106 del Codice delle assicurazioni e all’art. 2, lettera q) del Regolamento n. 40/2018, colui che si limita ad una mera attività materiale di esazione dei premi, se la stessa non è accompagnata da attività di illustrazione, proposta o presentazione di contratti di assicurazione, non svolge attività di distribuzione assicurativa e, pertanto, non deve essere iscritto nel registro.

Alla luce della definizione di cui all’art. 106 del Codice delle assicurazioni e all’art. 2, lett. q) del Regolamento n. 40/2018, l’attività di mera segnalazione di nominativi al distributore non è riconducibile alla nozione di attività di distribuzione, salvo che essa non si sostanzi anche in un’attività di assistenza o consulenza finalizzate alla presentazione o proposta di contratti di assicurazione ai clienti segnalati e comporti la percezione di un compenso.

La disciplina relativa alla vendita a distanza di prodotti assicurativi non si applica alla distribuzione di contratti di assicurazione stipulati vis a vis tramite un intermediario assicurativo, anche se quest’ultimo si avvale di tecniche di comunicazione a distanza soltanto per uno o più segmenti dell’attività distributiva. Se il contraente o un suo delegato provvede all’adesione in presenza dell’intermediario, infatti, viene meno la connotazione tipica del contratto a distanza, che richiede l’impiego esclusivo di una o più tecniche di comunicazione a distanza fino alla conclusione del contratto.

Del tutto irrilevante ai fini della qualificazione del modello di distribuzione è la circostanza che il pagamento sia posticipato, poiché ai fini della conclusione del contratto è sufficiente il solo consenso delle parti, ancorché ai sensi dell’art. 1901, comma 1, del codice civile il contratto rimane sospeso fino alle ore 24 del giorno del pagamento del premio.

L’art. 112, comma 5-bis del CAP prevede espressamente che la persona fisica, responsabile della distribuzione assicurativa, sia scelta nell’ambito della dirigenza della società iscritta. L’art. 2, comma 1, lett. qq), del Regolamento IVASS n. 40/2018 prevede a sua volta che i responsabili dell’attività siano persone fisiche che, nell’ambito della società di intermediazione per la quale operano, hanno funzioni direttive e/o poteri decisionali con correlate responsabilità ed esercitano funzioni di direzione e/o di coordinamento ovvero di controllo dell’attività di distribuzione assicurativa (…). Tali disposizioni comportano, quindi, che l’individuazione della figura del responsabile/i della distribuzione debba essere effettuata all’interno del personale della banca. A tale riguardo, come già chiarito negli Esiti della pubblica consultazione del Regolamento n. 40/2018, si precisa che il riferimento alla dirigenza deve essere tuttavia inteso in senso sostanziale e non giuslavoristico, dovendosi intendere correlato all’esercizio di funzioni apicali o direttive. Resta inteso che i predetti soggetti dovranno essere scelti tra persone in possesso di una comprovata professionalità e competenza, tenuto conto dell’idoneità a ricoprire l’incarico di responsabile e della disponibilità di tempo necessario per assicurarne l’efficace espletamento, anche in relazione alle dimensioni e alla complessità dell’attività distributiva svolta dalla banca stessa (Cfr. artt. 2, comma 1, lett. qq) e 20 del Regolamento IVASS n. 40/2018).

L’intermediario iscritto nella sezione D del RUI può collaborare con un iscritto nella sezione A per la vendita di prodotti standardizzati anche al di fuori dei propri locali, al ricorrere dei presupposti di cui all’articolo 42, comma 3, del Regolamento IVASS n. 40/2018 per l’instaurazione di un rapporto di collaborazione orizzontale.

L’articolo 42, comma 3, lettera c), del Regolamento IVASS n. 40/2018, nel declinare le condizioni perché due intermediari possano instaurare un rapporto di collaborazione orizzontale, richiede che entrambi gli iscritti nella sezione D del RUI abbiano in corso uno o più incarichi di distribuzione.

In mancanza, non si rinvengono i presupposti per l’instaurazione di un rapporto di collaborazione orizzontale.

Gli addetti che operano esclusivamente all’interno dei locali dell’intermediario iscritto nella sezione E non devono necessariamente essere iscritti nel RUI, come chiarito nella relazione al Regolamento n. 40/2018. Resta fermo che tali addetti dovranno in ogni caso possedere i requisiti di onorabilità e professionalità previsti dall’articolo 48 del citato Regolamento n. 40/2018.

Gli intermediari iscritti nella sezione E del RUI, sono tenuti all’obbligo di conservazione della documentazione relativa ai contratti conclusi per loro tramite. Resta inteso che i luoghi e le modalità di tenuta della documentazione potranno essere concordati tra l’intermediario iscritto nella sezione E e l’intermediario che se ne avvale, purché ne venga sempre garantita l’accessibilità anche ai fini dell’ordinaria tenuta e gestione della documentazione richiesta dal comma 5 dell’articolo 67 del Regolamento IVASS n. 40/2018.

La Parte I – Sezione I dell’Allegato 4 al Regolamento IVASS n. 40/2018, relativa alle informazioni “da fornire in caso di addetto all’attività di intermediazione all’interno dei locali dell’intermediario iscritto nelle sezioni A, B, D, E o F del Registro, per il quale opera”, si applica anche agli intermediari iscritti nell’Elenco Annesso al Registro abilitati ad operare in Italia in regime di stabilimento. L’integrazione dell’Allegato 4 in tal senso sarà oggetto di un prossimo intervento integrativo.

L’intermediario può ottemperare all’obbligo di fornire le informazioni relative alle imprese di assicurazione con cui ha o potrebbe avere rapporti d’affari, anche attraverso la pubblicazione dell’informazione sul proprio sito internet, ove esistente, e la loro affissione nei propri locali. In tal caso, nell’Allegato 4 dovrà essere indicato che tali informazioni non sono incluse nel documento ma rese accessibili al contraente con le modalità alternative sopra menzionate.

Al fine di dare compiuto riscontro alle sottese esigenze di semplificazione e razionalizzazione della documentazione precontrattuale, si fa presente che l’Istituto provvederà ad integrare in modo espresso il testo del Regolamento n. 40/2018 e dei relativi Allegati.

Un soggetto o una società non può essere iscritto nella sezione E contemporaneamente come intermediario in qualità di collaboratore di uno o più intermediari principali e come intermediario assicurativo a titolo accessorio in qualità di collaboratore di altri.

A titolo di esempio si chiarisce che un intermediario iscritto nelle sezioni A, B o D che intenda avvalersi della collaborazione di un concessionario di auto per la vendita di prodotti assicurativi disgiunti dalla vendita dell’auto (ossia del bene o servizio fornito nell’ambito dell’attività professionale principale) dovrà iscrivere lo stesso nella sezione E del RUI ai sensi dell’art. 109, comma 2, lett. e) del CAP, senza la qualifica di intermediario “a titolo accessorio”.

Resta inteso che, in tale ipotesi, dovranno essere rispettate le seguenti condizioni:

• la veste di intermediario a titolo “non accessorio” sia riconosciuta da ciascun altro intermediario di riferimento che eventualmente conferisca un incarico all’iscritto nella sezione E;
• siano rispettati i più rigorosi obblighi di aggiornamento professionale previsti dall’art. 89 del Regolamento IVASS n. 40/2018 per gli intermediari iscritti nella sezione E quali intermediari “non accessori”.

No. La fattispecie rappresentata nel quesito proposto, in cui il premio pro capite è inferiore a 200 euro ma la durata del servizio cui l’assicurazione è complementare è superiore a tre mesi, non rientra nell’ambito di quanto previsto dalla lettera c) dell’art. 107, comma 4, del CAP, che si applica invece alle ipotesi in cui la durata del servizio cui l’assicurazione è complementare è pari o inferiore a tre mesi e l’importo del premio versato per persona non è superiore a 200 euro. Le condizioni imposte dalla sopra citata norma devono ricorrere congiuntamente.

Nell’ipotesi sopra richiamata non si configura fattispecie di esenzione ai sensi dell’art. 107, comma 3, lett. a) del CAP (attività di mera segnalazione), in quanto vengono svolte – dietro compenso – attività ulteriori alla mera fornitura di informazioni, precipuamente volte ad assistere il cliente nella conclusione del contratto assicurativo. Ne consegue, pertanto, che ogni attività che sia ulteriore rispetto alla fornitura di informazioni non ricade nemmeno nella fattispecie di esclusione dall’ambito di applicazione delle norme sull’attività di distribuzione di cui all’art. 107, comma 4 del CAP, a nulla rilevando la circostanza per cui il premio venga pagato direttamente nelle mani dell’intermediario principale o dell’impresa.

Ai sensi dell’art. 109-bis, comma 3 del CAP e dell’art. 64 del Regolamento IVASS n. 40/2018, agli intermediari assicurativi a titolo accessorio iscritti nella sezione F del Registro si applicano integralmente i presìdi previsti dall’art. 117 del CAP, ivi compresa l’esenzione dagli obblighi di costituzione del conto corrente separato nel caso alternativo di stipula della fideiussione bancaria di cui al comma 3-bis del medesimo art. 117.

Si tratta di aspetti che rientrano nell’autonomia organizzativa dei distributori, che dovranno adottare presìdi organizzativi e amministrativi e misure di controllo proporzionati e adeguati a garantire l’osservanza della normativa prihttps://www.formazioneintermediari.com/wp-content/uploads/8h-1.jpg. In tale contesto potrebbe anche essere opportuno predisporre per l’intermediario assicurativo a titolo accessorio esentato una policy di condotta, standard procedurali, modulistica ad hoc, oltre all’implementazione di misure atte a verificare l’adempimento degli obblighi di condotta e di informativa richiamati dall’art. 107, comma 4 del CAP. La prova del corretto assolvimento degli obblighi in parola potrà essere fornita attraverso idonea documentazione cartacea, nonché nelle altre forme previste dalla normativa prihttps://www.formazioneintermediari.com/wp-content/uploads/8h-1.jpg e secondaria. A tal fine, si richiama quanto previsto dall’art. 67, comma 4, del Regolamento n. 40/2018 in tema di conservazione della documentazione.

Tenuto conto del tenore letterale della norma, che fa riferimento all’”importo del premio versato”, si ritiene che, ai fini della determinazione della soglia di esenzione per l’iscrizione nel RUI, vadano considerati gli importi dei premi versati dai clienti e, pertanto, comprensivi degli oneri fiscali.

I dipendenti delle imprese di assicurazione e riassicurazione non devono iscriversi nel registro degli intermediari né esservi iscritti dalle imprese presso le quali operano. Tuttavia, gli stessi, ove direttamente coinvolti nell’attività di distribuzione, dovranno essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità ai sensi dell’art. 111 del Codice delle assicurazioni. Si fa rinvio alle disposizioni dell’art. 41 del Regolamento n. 40/2018, che disciplina in generale le modalità di esercizio dell’attività di distribuzione da parte dell’impresa.

Il subagente temporaneamente assente può essere sostituito solo da altro soggetto che collabora con lo stesso agente, che sia stato da questi iscritto nella sezione E del registro e che sia in possesso dei medesimi requisiti richiesti al primo in termini di copertura assicurativa, formazione professionale e onorabilità.

L’esercizio abusivo dell’attività di intermediazione assicurativa e riassicurativa da parte di un soggetto non iscritto nel registro è punito con la reclusione da sei mesi a due anni e con la multa da diecimila a centomila euro (art. 305, comma 2, del Codice delle assicurazioni).

La documentazione può essere costituita da dichiarazioni sostitutive rilasciate dai collaboratori, che dovranno essere redatte secondo le disposizioni di cui al D.P.R. n. 445/2000.

Il passaggio da una sezione all’altra del registro è consentito nel rispetto di quanto previsto dall’art. 34 del Regolamento n. 40/2018.
In particolare, il passaggio dalla sezione A alla sezione B del registro o viceversa è possibile, previa presentazione della relativa istanza mediante l’apposito modello elettronico PDF, a condizione che i richiedenti, persone fisiche o società, siano in possesso dei requisiti richiesti dal Regolamento per l’iscrizione nella sezione di destinazione.

Rimane fermo che, qualora la prova di idoneità sia stata sostenuta esclusivamente sulla materia assicurativa (e non anche su quella riassicurativa) o l’attività precedentemente esercitata era quella assicurativa (e non anche riassicurativa), il passaggio è consentito esclusivamente per l’esercizio dell’attività assicurativa.

Una società iscritta in E non può operare, a sua volta, attraverso altra società per via della preclusione di cui agli artt. 112, comma 5 del Codice delle assicurazioni e 23, comma 1, lett. c) del Regolamento n. 40/2018.
Nulla esclude, tuttavia, che tale ultima società possa essere iscritta nella sezione E nella veste di collaboratore diretto di un intermediario iscritto nelle sezioni A, B,D o F del registro.

Ai fini dell’iscrizione di una società agenziale nella sezione A del registro, la relativa domanda deve essere presentata da uno soltanto dei rappresentanti legali. In ogni caso, ciascun amministratore al quale sia stata attribuita la qualifica di responsabile dell’attività di distribuzione deve chiedere l’iscrizione nella medesima sezione A e deve, altresì, essere stato individuato con tale qualifica nella domanda di iscrizione della società.

Non è necessaria ai fini dell’iscrizione la comunicazione di tali sedi distaccate e/o periferiche.

La costituzione di una nuova società, ove presupponga una riorganizzazione aziendale con modifiche strutturali o relative alla compagine sociale, rende necessaria, per consentire l’operatività del nuovo soggetto, l’istruttoria finalizzata all’accertamento dei requisiti previsti dal Codice delle assicurazioni, posto che la disciplina sulla distribuzione assicurativa considera le società agenziali soggetti distinti ed autonomi rispetto alle persone fisiche pure iscritte nel registro. Pertanto, considerato che si tratta di una società nuova, non è possibile garantire una continuità nell’operatività dei due soggetti. Né la circostanza che, in ipotesi, i responsabili dell’attività di distribuzione siano gli stessi della società disciolta è di per sé sufficiente a dimostrare l’identità delle due società.

L’attività del broker grossista (“wholesale”) – non disciplinata dalla normativa sulla distribuzione, ma diffusa nella pratica in diversi Paesi europei – consiste nel piazzare nel mercato assicurativo i rischi assunti dal dettagliante (broker c.d. “retail”) che non riuscirebbe, da solo, ad ottenere le medesime condizioni di particolare favore per gli assicurati.
Nell’ambito di tale operatività, ciascun intermediario eserciterà in proprio ed in piena autonomia l’attività che gli è propria: il broker dettagliante, con la consulenza del grossista, ricercherà le coperture più adeguate alle esigenze del cliente a condizioni che non riuscirebbe altrimenti ad ottenere; il grossista, a sua volta, selezionerà prodotti o servizi da segnalare al dettagliante, fornendogli, con riguardo agli stessi, adeguata consulenza ed assistenza tecnica.
La collaborazione tra broker wholesale e broker retail si inquadra nell’ambito delle forme di collaborazione reciproca tra intermediari ai sensi dell’art. 22 del DL n. 179/2012 e dell’art. 42 del Regolamento n. 40/2018 ed è quindi soggetta alla relativa disciplina.

L’interpretazione della locuzione “viaggio prenotato” deve essere effettuata alla luce del dato letterale contenuto nell’art. 1, comma 3, lett. a), punto ii) della Direttiva (UE) n. 2016/97 che, al fine di rendere operativa l’esclusione dell’applicabilità della disciplina della distribuzione assicurativa, richiede che la polizza copra rischi connessi con “il viaggio prenotato presso il fornitore”.
Dalla condizione sopra evidenziata discende che la semplice stipula di un contratto di noleggio di autoveicoli non rientra nella nozione di “viaggio prenotato”: infatti, appare evidente che la stipula di un contratto di autonoleggio ha ad oggetto il noleggio di un mezzo di trasporto e non la prenotazione di un viaggio.
La semplice possibilità di effettuare un viaggio, usufruendo direttamente in proprio del mezzo di trasporto preso a noleggio, non pare sufficiente per estendere la definizione di prenotazione di un viaggio fino a ricomprendervi il semplice noleggio del mezzo di trasporto.

Per quanto di competenza dell’IVASS, non sussistono elementi ostativi ad effettuare il pagamento della tassa di concessione governativa con le prospettate modalità, a condizione che sia comunque possibile ricondurre il pagamento effettuato al singolo soggetto di cui si richiede l’iscrizione. La società che richiede l’iscrizione è tenuta a conservare, per successivi controlli da parte dell’IVASS, l’elenco dei soggetti ai quali si riferisce il versamento.
La tassa di concessione governativa prevista dall’art. 1 del D.P.R. 26.10.1972 n. 641 è dovuta dalle persone fisiche e dalle società che si iscrivono per la prima volta nel Registro degli intermediari assicurativi, anche a titolo accessorio, e riassicurativi. La tassa è dovuta dalle persone fisiche che si iscrivono per la prima volta, anche nel caso in cui assumano la qualifica di responsabile dell’attività di distribuzione o rappresentante legale, amministratore delegato o direttore generale di una società da iscrivere anch’essa nel registro, la quale paghi a sua volta la tassa di concessione governativa per la propria iscrizione.
Un soggetto che svolge attività di distribuzione per più di un intermediario iscritto nel Registro (nelle sezioni A, B, D o F) e che deve essere iscritto nella sezione E deve pagare la tassa di concessione governativa solo all’atto dell’iscrizione effettuata su domanda del primo intermediario che si avvale della sua collaborazione.
La tassa di concessione governativa non va pagata in occasione di successivi passaggi da una sezione all’altra del Registro.
La tassa ammonta ad euro 168,00 e va pagata mediante bollettino di conto corrente postale n. 8003, intestato a “Agenzia delle entrate – Centro Operativo di Pescara – Tasse Concessioni Governative” con causale “Tassa iscrizione nel Registro degli intermediari assicurativi, anche a titolo accessorio, e riassicurativi” Art. 109 del d. Lgs. n. 209/2005 e Regolamento IVASS n. 40/2018.
Il codice tariffa da utilizzare per le figure di intermediari diversi dagli agenti e dai broker (sezioni C, D,E ed F) è il numero 8617 “Autorizzazioni, concessioni, licenze, iscrizioni, non considerati nei codici tariffa precedenti, per l’esercizio di attività industriali e commerciali e di professioni, arti e mestieri”.

Il Codice delle assicurazioni (art. 109, comma 1) e il Regolamento n. 40/2018 consentono l’iscrizione nel registro agli intermediari assicurativi, anche a titolo accessorio, e riassicurativi, che hanno la residenza o la sede legale in Italia.
È inoltre prevista l’annotazione in un elenco annesso al registro degli intermediari residenti o con sede legale in altri Stati membri SEE, iscritti nel registro dello Stato d’origine ed ammessi ad esercitare in Italia l’attività di distribuzione in regime di stabilimento o di libera prestazione di servizi, attraverso una procedura di notifiche fra Autorità di vigilanza.
Sulla base di tali previsioni, un intermediario cittadino sammarinese (anche se già iscritto nel registro della Repubblica di San Marino) per operare nel territorio della Repubblica italiana sarebbe tenuto a trasferire la residenza in Italia e, se società, la sede legale, al fine di iscriversi nel registro italiano. Ciò in quanto a detti soggetti non può applicarsi la disciplina relativa agli intermediari comunitari.
Tuttavia, in virtù di accordi intercorrenti tra lo Stato italiano e la Repubblica di San Marino in ragione della contiguità territoriale che li lega (Legge 6 giugno 1939, n. 1320 che ha dato esecutorietà alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l’Italia e la Repubblica di San Marino) e delle previsioni normative in materia di iscrizioni in albi, elenchi o registri non oggetto di armonizzazione comunitaria (art. 16 legge n. 526/1999 e Circolare interpretativa del Ministero della Giustizia del 14 marzo 2000), che equiparano il requisito della residenza a quello del domicilio professionale, si ritiene che l’iscrizione degli intermediari sammarinesi nel registro possa avvenire subordinatamente all’elezione in Italia di un domicilio professionale.
Infatti, la ratio sottesa alla previsione che impone la fissazione della residenza in Italia può considerarsi soddisfatta – trattandosi di aspetti non armonizzati dalla Direttiva (UE) n. 2016/97 sulla distribuzione assicurativa, in quanto attinenti a Stati terzi – attraverso la presenza di un presidio con carattere di stabilità idoneo a consentire l’espletamento da parte dell’IVASS delle funzioni di vigilanza.
Analogamente, con riferimento alle società con sede legale in San Marino, si ritiene di consentirne l’iscrizione nel registro a condizione che le stesse abbiano una sede operativa o un ufficio in Italia, intesi come luogo ove sia possibile rinvenire traccia della documentazione relativa all’attività di distribuzione assicurativa svolta in Italia prevista dalla normativa vigente, anche al fine di consentire l’esercizio delle predette funzioni di vigilanza.
L’impostazione sopra descritta risulta peraltro coerente con quanto previsto nel Regolamento n. 2007-02 emanato dalla Banca Centrale di San Marino in materia di intermediazione assicurativa e riassicurativa che all’art. 27, nel disciplinare l’accesso nella Repubblica di San Marino degli intermediari assicurativi esteri, richiede, al fine di consentire l’esercizio della vigilanza, la presenza di una sede dove reperire la documentazione relativa allo svolgimento dell’attività di intermediazione.
Resta fermo che l’equivalenza tra l’Italia e la Repubblica di San Marino opera solo con riferimento al requisito della residenza/sede, pertanto i soggetti già iscritti nel Registro di San Marino per operare nel territorio della Repubblica italiana sono tenuti a possedere tutti gli altri requisiti previsti dalla normativa italiana vigente, ai fini dell’iscrizione in una specifica Sezione del Registro italiano, tenuto conto dell’attività che intendono svolgere, compreso il superamento della prova di idoneità per le Sezioni A e B del RUI.
A tale ultimo riguardo, si chiarisce che, da quanto sopra, non discende alcuna equivalenza tra la Sezione in cui il soggetto istante è eventualmente già iscritto nel Registro della Repubblica di San Marino e quella in cui si iscriverà in Italia. Ne consegue, ad esempio, che chi opera quale collaboratore di un altro intermediario in San Marino, dovrà essere iscritto nella Sezione E del Registro, se in possesso dei requisiti a tal fine previsti, qualora intenda operare in Italia come addetto all’attività di distribuzione al di fuori dei locali di altro intermediario iscritto nelle sezioni A, B, D, F del RUI, ovvero di altro intermediario iscritto nell’Elenco annesso al RUI e abilitato ad operare in Italia in regime di stabilimento.

La disposizione transitoria prevista dal Regolamento n. 40 (art. 104, comma 2) è applicabile solo per l’esercizio 2018 e l’art. 46 del medesimo regolamento è direttamente applicabile anche in assenza del provvedimento IVASS, che definirà specifici contenuti, nonché modalità e tempi di invio della relazione.

Pertanto, per l’anno 2019, le imprese dovranno richiedere la validazione della relazione da parte della funzione di compliance come previsto dall’art. 46 del Regolamento n. 40, fatta salva la possibilità, in casi eccezionali, di richiedere la validazione da parte della funzione di revisione interna, fornendo adeguata motivazione a supporto.

Tenuto conto delle complessità organizzative conseguenti all’emergenza sanitaria legata alla pandemia da COVID-19, le imprese redigono la relazione sul controllo delle reti distributive riferita all’esercizio 2020 seguendo le modalità già adottate per assolvere a tale obbligo con riferimento al precedente esercizio 2019.

Inoltre, considerate le esigenze di coordinamento con le disposizioni adottate da IVASS in ordine alla proroga sino al 31 marzo 2021 del termine per adempiere agli obblighi di aggiornamento professionale, la citata relazione potrà essere inviata all’Istituto entro il 30 aprile 2021.

Resta fermo che per l’esercizio 2020 la relazione viene redatta dalla funzione di verifica di conformità delle norme delle imprese secondo quanto previsto dall’articolo 46, comma 4, come modificato dal Provvedimento IVASS n.97/2020 in vigore dal 31 marzo 2021.

Le disposizioni del Regolamento (UE) n. 2019/1935, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea del 22 novembre 2019, sono direttamente applicabili in tutti gli Stati membri a decorrere dal 12 giugno 2020.
A tale riguardo, come specificato dal considerando n. 3 del Regolamento UE, il legislatore europeo ha concesso un ampio termine di differimento per l’applicazione delle nuove norme (quasi sei mesi successivi alla data di entrata in vigore) proprio per “consentire agli Stati membri di adeguare gli importi di base pertinenti nelle loro disposizioni nazionali e per concedere agli intermediari assicurativi e riassicurativi tempo sufficiente per adottare le necessarie misure di attuazione”.
Gli intermediari dovranno pertanto adeguarsi alle nuove norme entro il 12 giugno 2020.

Fermo restando quanto previsto dall’art. 44, comma 4, del Regolamento IVASS n. 40/2018, si precisa che l’adeguamento degli importi dei massimali richiede l’invio della polizza all’IVASS soltanto da parte degli intermediari iscritti nel RUI che a decorrere dal 12 giugno 2020 intendono avviare l’attività in altro Stato membro ai sensi dell’art. 36 del medesimo Regolamento.

L’articolo 117 CAP, nel menzionare le partite che, se regolate tramite l’intermediario, sono versate in un conto corrente separato, fa espresso ed esclusivo riferimento ai premi pagati all’intermediario, alle somme destinate ai risarcimenti e i pagamenti dovuti dalle imprese di assicurazione.

Sebbene le franchigie non siano ricomprese tra le partite che per espressa previsione dell’articolo 117 CAP devono transitare obbligatoriamente per il conto separato ove regolate per il tramite dell’intermediario, è coerente con i principi ispiratori della normativa di settore considerarle alla stregua delle suddette partite a fini dell’obbligo di versamento nel conto corrente separato, posto che si tratta di somme di spettanza dell’impresa. E’ infatti ravvisabile la medesima finalità di tutela del cliente – prevista anche dalla normativa comunitaria – contro l’incapacità dell’intermediario di rimettere alla compagnia somme di spettanza di quest’ultima.

Sono tenuti al pagamento del contributo gli intermediari che risultano iscritti nelle sezioni A, B, C, D ed F del RUI alla data di riferimento prevista dal Provvedimento annuale IVASS che fissa modalità e termini per il versamento del contributo annuale (30 maggio di ciascun anno).
I soggetti che vengono iscritti nel RUI dopo il 30 maggio non sono tenuti al pagamento del contributo di vigilanza dell’anno di iscrizione.
Il contributo annuale resta dovuto in caso di cancellazione dal registro successiva al 30 maggio.

Il provvedimento annuale IVASS che fissa modalità e termini per il versamento del contributo annuale stabilisce altresì il termine entro il quale tale contributo deve essere corrisposto.

Non occorre inviare all’IVASS copia della contabile di pagamento del contributo; occorre invece avere cura di conservare detta documentazione per eventuali successivi controlli.

Nel caso di erroneo versamento del contributo ovvero di doppio versamento del contributo di vigilanza per l’anno corrente, la richiesta di rimborso deve essere inviata all’indirizzo di posta elettronica novaresgestioni@novares.pec.it oppure ivass@novares.it fornendo le seguenti informazioni:

• nominativo dell’intermediario, data e strumento utilizzato per ciascun versamento; per i bonifici indicare anche il CRO;
• IBAN e intestazione del conto su cui si desidera l’accredito delle somme.

I contributi di vigilanza relativi agli anni precedenti la data di cancellazione, e non pagati, restano dovuti.
Se la cancellazione dal registro avviene entro il 30 maggio di ciascun anno, l’obbligo di pagamento dell’annualità in corso viene meno.
Per essere cancellati dal RUI occorre presentare formale richiesta di cancellazione con l’apposita modulistica prevista dal Regolamento IVASS n. 40/2018 (consultare in proposito la Guida al Registro degli Intermediari). La cancellazione ha efficacia a partire dalla data di conclusione del relativo procedimento di cancellazione (cfr. Regolamento IVASS n. 7/2014 e successive modificazioni e integrazioni concernente i termini di conclusione dei procedimenti amministrativi).

In caso di decesso dell’intermediario il contributo relativo all’anno in cui è avvenuto il decesso non è più dovuto e se pagato non è ripetibile dagli eredi.
E’ opportuno, in ogni caso, che gli eredi comunichino la data del decesso, trasmettendo copia del certificato di morte. Resta inteso che sono comunque dovuti gli eventuali contributi non versati relativi ad anni precedenti.

Nel caso di operazioni di fusione per incorporazione, o di scioglimento e liquidazione di una società di intermediazione con effetto antecedente alla data di riferimento (30 maggio di ciascun anno) il contributo relativo all’anno in cui l’operazione ha effetto non è dovuto, anche in assenza di rituale e tempestiva istanza di cancellazione. Lo stesso vale in caso di chiusura della partita iva o di cancellazione dal registro delle imprese.
Si ricorda in ogni caso che è opportuno segnalare tempestivamente dette operazioni.
In caso di avvio di procedure di liquidazione volontaria di società di intermediazione iscritte nel RUI, è opportuno chiedere la cancellazione dal Registro della società stessa non appena si avvia detta procedura. Restano comunque dovuti gli eventuali contributi non versati relativi ad annualità precedenti la data di cancellazione dal registro.

Tali comunicazioni e adempimenti non comportano l’automatica cancellazione dal RUI; pertanto non viene meno l’obbligo di pagamento del contributo di vigilanza.

Il contributo è dovuto fino a quando si resta iscritti nel RUI, anche se inoperativi. Se si raggiunge l’età della pensione deve essere presentata la richiesta di cancellazione dal RUI.

Solo gli iscritti nella sezione E del RUI non sono tenuti al pagamento del contributo di vigilanza.

Occorre prima regolarizzare la propria posizione contributiva e quindi presentare all’IVASS la relativa documentazione ai fini della reiscrizione.

Il contributo è dovuto sia dalle società che dalle persone fisiche responsabili dell’attività di distribuzione delle stesse, iscritte nelle sezioni A, B ed F del RUI; non costituiscono eccezione i legami societari o familiari (la modulistica di iscrizione di società agenziali o di brokeraggio non prevede infatti l’indicazione nominativa dei soci delle stesse).
In sostanza, ogni intermediario (persona fisica o società), che ha un numero di iscrizione nelle sezioni A, B, C, D ed F del RUI, deve versare un contributo di vigilanza, di importo diverso secondo quanto stabilito dall’apposito provvedimento IVASS.

L’art. 10 bis del Provvedimento IVASS n. 46/2016 pone unicamente in capo agli intermediari iscritti nelle sezioni B e D del RUI l’obbligo di adottare una politica di gestione dei reclami di propria pertinenza, inclusi quelli relativi ai comportamenti dei dipendenti e collaboratori.
Per gli intermediari iscritti nelle sezioni A e C del RUI, il comma 4 del medesimo articolo prevede che siano le imprese preponenti a dover integrare la propria politica di gestione di cui all’art. 7 bis mediante l’introduzione di disposizioni specifiche con riferimento alla gestione dei reclami relativi ai comportamenti degli agenti e dei produttori diretti.
Quanto alla possibilità di esternalizzare la gestione dei reclami, interamente o limitatamente a singole fasi, si fa presente che, ai sensi dell’art. 10 novies, la stessa è concessa esclusivamente agli intermediari iscritti nelle sezioni B e D, tenuto conto che i reclami avverso gli intermediari iscritti nelle sezioni A e C sono gestiti dalle imprese preponenti.

La disciplina sostanziale sul conflitto di interessi è contenuta nel combinato disposto degli artt. 183 del Codice delle Assicurazioni Private e 48 del Regolamento Isvap n. 5/2006, che pongono in capo a tutti gli intermediari, a prescindere dalla sezione di appartenenza, l’obbligo generale di identificare, evitare e gestire i conflitti di interesse.
Ciò premesso, nel caso specifico, la disposizione in esame intende chiarire che la procedura di gestione dei reclami adottata dagli intermediari iscritti nelle sezioni B e D del RUI deve prevedere modalità che siano idonee a individuare e gestire eventuali conflitti di interesse attinenti alla fase di trattazione dei reclami stessi.

Il riferimento operato dall’art. 10 quater, comma 3, riguarda i casi in cui i broker utilizzino siti web per lo svolgimento dell’attività di intermediazione assicurativa, con esclusione dei siti meramente informativi.

A fini di omogeneità e fruibilità dei dati da parte dell’IVASS che ne faccia richiesta, i broker dovranno registrare le informazioni relative ai reclami sulla base dei modelli di cui agli allegati nn. 1 e 4 al Regolamento Isvap n. 24/2008.
Si precisa, al riguardo, che mentre l’allegato n. 4 è stato costruito appositamente per la gestione dei reclami concernenti gli intermediari, le istruzioni di cui all’allegato n. 1 dovranno essere seguite dagli intermediari compatibilmente con l’attività esercitata, tenuto conto che quest’ultimo allegato è stato realizzato sulla base dell’attività svolta dalle imprese.

L’obbligo di riportare, alla fine di ciascun anno solare, i dati relativi ai reclami trattati nel prospetto statistico di cui all’allegato n. 4, potrà essere avviato con riferimento ai reclami relativi all’anno solare 2017, tenuto conto che, ai sensi dell’art. 9 del Provvedimento n. 46, il termine per l’adeguamento alle nuove procedure da parte degli operatori è prossimo alla fine dell’anno 2016.

La possibilità che l’informativa al reclamante di cui all’art. 10 septies, comma 2, concernente i reclami relativi ai comportamenti degli intermediari iscritti nella sezione E del RUI, sia fornita, in luogo che dall’intermediario principale, direttamente dall’intermediario collaboratore non è preclusa dalla norma in esame. In ogni caso, la politica interna di gestione dei reclami adottata dall’intermediario principale potrà al riguardo prevedere disposizioni di dettaglio.

L’art. 10 decies, comma 1, individua le informazioni che devono essere riportate nel sito internet utilizzato dall’intermediario per la presentazione e la promozione della propria attività di intermediazione.

Le risultanze dell’attività di analisi dei reclami, effettuata ai sensi dell’art. 10 undecies, dagli intermediari iscritti nelle sezioni A, B e D del RUI dovranno essere oggetto di comunicazione all’Istituto soltanto su apposita richiesta, come precisato dall’art. 10 duodecies.

L’attività di semplice analisi dei dati dei reclami trattati, finalizzata a verificare le cause di fondo comuni alle tipologie di reclamo, può essere affidata a soggetti terzi imparziali (art. 10 novies). Per contro, rimane in capo all’intermediario l’obbligo di valutare se tali cause possano interessare anche procedure o prodotti diversi da quelli trattati nel reclamo e di adottare le appropriate misure correttive.

Ai sensi dell’art. 10 ter del Regolamento ISVAP n. 24/2008, come modificato dal Provvedimento IVASS n. 46/2016, le imprese preponenti gestiscono i reclami presentati con riferimento ai comportamenti degli agenti di cui si avvalgono per lo svolgimento dell’attività di intermediazione assicurativa, inclusi i reclami relativi ai comportamenti dei dipendenti e dei collaboratori.
Qualora uno stesso reclamo riguardi tanto il comportamento dell’impresa che quello dell’intermediario (c.d. “reclamo misto”), pur trattandosi di un unico reclamo, il medesimo verrà catalogato nell’archivio informatico sia come reclamo verso l’impresa, attinente a una specifica funzione aziendale, sia come reclamo verso l’intermediario. Ciascuno sarà gestito secondo la procedura dettata dal citato Regolamento.
Al fine di evitare duplicazioni nelle rilevazioni statistiche, il “reclamo misto” verrà riportato una sola volta nel prospetto semestrale di cui all’art. 9, comma 2 del Regolamento ISVAP n. 24/2008. Resta fermo in capo all’impresa l’obbligo di comunicazione previsto nei confronti dell’agente ai sensi dell’articolo 10 ter, comma 5 del citato Regolamento, per consentire tra l’altro all’intermediario di alimentare il prospetto statistico annuale previsto da tale norma e di ottemperare alle eventuali richieste dell’IVASS.

La finalità delle informazioni sugli strumenti di tutela del contraente di cui alla Parte III c) dell’Allegato 7B, come integrate dal Provvedimento IVASS n. 46/2016, è quella di fornire al cliente chiare indicazioni circa le modalità di presentazione dei reclami, fermi restando i criteri di ripartizione di competenze per la trattazione dei reclami stessi stabiliti dal Regolamento n. 24/2008.
Nel caso in cui l’intermediario che entra in contatto con il cliente abbia in essere molteplici mandati agenziali o rapporti di collaborazione, anche di tipo cd. “orizzontale” (ai sensi dell’art. 22, comma 10, del D.L. n. 179/2012, convertito il Legge n. 221/2012), la completezza dell’informativa sui reclami dovrà conciliarsi con l’effettività e l’efficacia dell’informazione, oltre a non appesantire gli oneri a carico dell’intermediario.
Si ritiene compatibile con gli obiettivi sopra indicati e conforme al dettato normativo la soluzione in base alla quale gli intermediari che hanno in essere una pluralità di mandati agenziali o rapporti di collaborazione, anche di tipo cd. “orizzontale”, predispongano l’allegato 7B, parte III (Informazioni sugli strumenti di tutela del contraente) – c), inserendovi un’informativa standard sulle modalità di presentazione dei reclami e lasciando uno spazio “vuoto” che dovrà essere riempito a cura dei medesimi una volta che il cliente avrà scelto il prodotto da acquistare e dunque sarà stato individuato l’unico soggetto competente alla gestione di un eventuale reclamo, del quale dovranno essere indicati i recapiti.
A titolo meramente esemplificativo, si riporta un fac-simile della parte III c) dell’allegato 7B:
Il contraente, ferma restando la possibilità di rivolgersi all’Autorità Giudiziaria, ha facoltà di:

• inoltrare reclamo per iscritto all’intermediario o all’impresa preponente (secondo le modalità e le competenze di gestione del reclamo stabilite dal Capo III bis del Regolamento ISVAP n. 24/2008);
• rivolgersi all’IVASS, Servizio Vigilanza Intermediari, Via del Quirinale n. 21 – 00187 Roma, allegando la documentazione relativa al reclamo trattato dall’intermediario o dall’impresa preponente, qualora non dovesse ritenersi soddisfatto dall’esito del reclamo o in caso di assenza di riscontro da parte dell’intermediario o dell’impresa entro il termine di legge.

Le modalità di presentazione del reclamo (consegna fisica o trasmissione postale del reclamo scritto / invio via e-mail o posta elettronica certificata / altre modalità di consegna attraverso mezzi informatici) e i recapiti (indirizzo fisico, indirizzo e-mail o di posta elettronica certificata) a cui trasmetterlo sono le seguenti:
(sezione da compilare – eventualmente con l’apposizione di un timbro – a cura dell’intermediario contestualmente alla sottoscrizione della polizza, una volta individuato l’unico soggetto competente – impresa o intermediario – alla gestione del reclamo).